Change Management: Der Schlüssel zur Veränderung

Was ist Change Management

Change Management beschreibt die Steuerung von größeren Veränderungsprozessen in Unternehmen und Organisationen. Veränderungsmanagement umfasst den Prozess der Planung, Steuerung und Umsetzung von Veränderungen innerhalb einer Organisation. Ziel ist es, mit geeigneten Maßnahmen, Widerstände zu minimieren und die erfolgreiche Umsetzung der Neuerungen zu gewährleisten. 

In der heutigen Zeit sind Unternehmen und Organisationen ständig mit externen Veränderungen konfrontiert. Um wettbewerbsfähig zu bleiben ist es deshalb wichtig, dass auch sie selbst sich immer wieder wandeln und Prozesse, Geschäftsmodelle, Technologien und die Unternehmenskultur verändern und verbessern. Doch selbst innerhalb weitgreifender Transformations-Prozesse muss es Konstanten geben, sagt Prof. Dr. Peter Eberl, der im MBA an der UNIKIMS unter anderem das Modul Change Management unterrichtet. Deshalb sei es ratsam Bereich zu identifizieren, die gezielt und strategisch verändert werden können, während andere Bereiche stabilisiert werden. Diese gezielten Veränderungsprozesse erfordern ein professionelles Vorgehen: Change Management. 

Change Management Modelle im Überblick

In der Theorie gibt es unterschiedliche Change-Management-Methoden und -Modelle. Zu den populärsten gehören:

1) 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin

Das 3-Phasen-Modell nach Kurt Lewin beschreibt einen Prozess organisationaler Veränderungen in drei Schritten: Auftauen (Unfreezing), Bewegen (Moving) und Einfrieren (Refreezing). In der Phase des Auftauens, so beschreibt Lewin, soll die Bereitschaft zur Veränderung geschaffen werden. Wichtig ist das Bewusstsein für die Notwendigkeit einer Veränderung zu schaffen und bestehende Strukturen und Einstellungen zu hinterfragen. In der zweiten Phase wird die Veränderung aktiv durchgeführt unter Einbezug aller Führungskräfte und Mitarbeitenden eines Unternehmens. Die letzte Phase, das Einfrieren, dient dazu die Veränderung zu stabilisieren und zu verankern.

2) 8-Stufenmodell von John P. Kotter

Das 8-Stufen-Modell von John P. Kotter ist stärker führungsbezogen und beschreibt acht aufeinander aufbauende Schritte bzw. Phasen, die sicherstellen sollen, dass wesentliche Fehler im Rahmen eines Veränderungsprozesses vermieden werden. Die Schritte sind: 1) Dringlichkeit erzeugen 2) Führungskoalition aufbauen 3) Vision entwickeln 4) Vision kommunizieren 5) Handeln ermöglichen 6) Kurzzeiterfolge feiern 7) Ergebnisse konsolidieren und weitere Veränderungen vorantreiben 8) Veränderungen in der Kultur verankern

3) ADKAR - Modell

Das ADKAR-Modell ist ein Change-Management-Modell, das von Prosci entwickelt wurde und auf der Überzeugung basiert, dass organisatorischer Wandel nur dann zu bewältigen ist, wenn sich Einzelpersonen verändern. Es beschreibt fünf Phasen, die Individuen durchlaufen müssen, um eine Veränderung erfolgreich anzunehmen und aufrechtzuerhalten: 1) Awareness (Bewusstsein) 2) Desire (Wunsch) 3) Knowledge (Wissen) 4) Ability (Fähigkeit) 5) Reinforcement (Verstärkung)

4) Accelerate von John P. Kotter

Accelerate: Building Strategic Agility for a Faster-Moving World" ist ein Buch von John P. Kotter, das einen neuen Rahmen für die Bewältigung von Veränderungen in einer sich schnell wandelnden Welt bietet. In neueren Überlegungen betont Kotter den Aspekt der Beschleunigung, um in einer sich schnell wandelnden Welt mit den Veränderungsanforderungen mithalten zu können. Kern der Überlegungen stellt eine duale Organisationsstruktur dar. Kotter empfiehlt die Einführung einer zweiten, agilen Struktur, die parallel zur bestehenden Hierarchie operiert. Diese Netzwerkstruktur soll die Geschwindigkeit und Agilität fördern, während die etablierte Struktur für Stabilität und Effizienz sorgt

Wie gestaltet sich der Change Management Prozess

Obwohl die einzelnen Modelle sich in ihrer Ausrichtung und Details unterscheiden, lassen sich einige Kernaussagen festhalten. Change Management stellt die Menschen als entscheidende Faktoren für den Erfolg von Veränderungen in den Mittelpunkt. Unternehmensführungen sollten vor Beginn des Veränderungsprozess über die Strategie und Ziele entscheiden. Dabei helfen können auch externe Unternehmensberater, die auf Change-Projekte spezialisiert sind.

Welche Phasen durchlaufen Mitarbeiter im Zuge eines Change-Prozesses?

Auf die Einleitung von Veränderungsprozessen reagieren Mitarbeitende unterschiedlich – einige mit Ängsten und Furcht, andere freudig und erwartungsvoll. Mögliche Reaktionen im Veränderungsprozess zu kennen, kann der Geschäftsführung helfen sie besser zu navigieren. Einige Forscher:innen wenden das Fünf-Phasen-Modell des Sterbens nach Elisabeth Kübler-Ross auf die Emotionen während eines Veränderungsprozesses an. Als Weiterentwicklung wird im Zusammenhang mit Change Management auf das 7-Phasen-Modell nach Streich verwiesen. Demnach durchlaufen Mitarbeitende bei großen Veränderungen diese sieben Phasen: 1. Phase: Schock Bei Konfrontation mit einer neuen Situation fehlen bekannte Handlungs- und Reaktionsmuster und somit die Kompetenz damit umzugehen. Dadurch kommt es zu einem Lähmungs- oder Schockzustand. 2. Phase: Verneinung Die eigene empfundene Kompetenz steigt wieder und der Protest gegenüber der Veränderung nimmt zu. 3. Phase: Einsicht Eigene Mängel und die Notwendigkeit zur Veränderung werden erkannt. Dadurch kann jedoch auch der Frust steigen. 4. Phase: Akzeptanz Die neue Situation wird angenommen. In dieser Phase kann es hilfreich sein Mitarbeitende in ihren eigenen Fähigkeiten zu bestärken. 5. Phase: Ausprobieren Mitarbeite erproben sich in der neuen Situation. Auch in dieser Zeit ist Unterstützung hilfreich. 6. Phase: Erkenntnis Ein tieferes Bewusstsein für die neue Situation entsteht. Neue Erfahrungen und Fähigkeiten werden gesammelt. 7. Phase: Integration Mitarbeitende setzen ihre neugewonnenen Fähigkeiten um und integrieren sie in ihren Arbeitsalltag. Die Resilienz beim Umgang mit tiefgreifenden Veränderungen steigt.

Was sind die Herausforderungen

Zu den größten Risiken im Change Management Prozess gehören der Widerstand durch Mitarbeitende, die fehlende Unterstützung durch Führungskräfte sowie unklare Ziele und Strategien. Auch fehlende zeitliche oder finanzielle Ressourcen können dem Erfolg des Change-Prozesses im Weg stehen. Strategische Veränderungen haben Konsequenzen für die Organisationsstruktur, manche Felder werden relevanter – andere irrelevanter oder fallen ganz weg. „Das führt an manchen Stellen vielleicht zu Unverständnis und erzeugt Widerstand unter Mitarbeitenden“, gibt Eberl zu bedenken. Dabei sei dieser Wandel auf den ersten Blick häufig schwierig zu erkennen: „Der Widerstand ist häufig eher subtil. Man steht nicht hinter dem Wandel, kommuniziert dies aber nicht, sondern beginnt zum Beispiel ‚Dienst nach Vorschrift‘ zu leisten.“ In diesem Fall ändere sich die offizielle Struktur, aber unter der Hand blieben alte Strukturen bestehen.

Werkzeuge im Change Management

Unternehmen haben unterschiedliche Werkzeuge für Change Management zur Verfügung. Das sind zu Beginn vor allem Analysetools, um die Bedürfnisse und Interessen verschiedener Stakeholder zu verstehen, aber auch die Problemfelder, Risiken, Prioritäten und die Unternehmenskultur zu erfassen. Während der Veränderung kommt es auf einen guten Kommunikationsplan an, der Tools wie das Intranet, Social Media und die Unternehmenskommunikation steuert.Mithilfe dieser Werkzeuge können Risiken vorgebeugt und Widerstände umgangen werden.

So führt Change Management zum Erfolg

Als Erfolgsfaktoren im Change Management identifiziert Prof. Eberl. vor allem offene Kommunikation, klare Ziele und Strategien, sowie die frühzeitige Einbeziehung von Mitarbeitenden. Statt aktuelle Defizite zu betonen, rät er dazu eher positive Zukunfts-Szenarien zu zeichnen, die der Wandel ermöglichen soll. Außerdem sei es ein Fehler lediglich zahlenbasiert zu kommunizieren. „Viele Widerstände sind eher emotional und wachsen aus Angst und fehlender Sicherheit“, erklärt er. Die Kommunikation müsse deshalb genau an dieser Stelle ansetzen und intervenieren. Besonders wichtig sei in diesem Zusammenhang das mittlere Management. Dies ziehe bei großen Veränderungsprozessen häufig nicht mit, wenn sie außen vor fühlten, so Eberl. Auf jeden Fall müsse deshalb das mittlere Management stark eingebunden sein. Im Master of Buissness Administration (MBA) an der UNIKIMS ist Change Management ein Grundlagenmodul. „Es gibt zwei Themen bei denen unsere Studierende voll mit dabei sind: Strategie und Change Management. Besonders bei letzterem ist das Interesse sehr groß“, erklärt Eberl. Viele Studierende könnten aus eigener Erfahrung von gutem oder schlechtem Change Management berichten. Im Modul lehrt Eberl vor allem die Grundlagen: Warum führt man Change Management durch und welche Ursachen hat der Widerstand gegen die Maßnahmen. Er sagt: „Sie sollen mitnehmen, dass Veränderungen alltäglich und Widerstände normal sind, aber auch wie man mit kritischen Stimmen umgehen kann.“

FAQ

Warum ist Change Management wichtig?

Change Management hilft Unternehmen, Veränderungen effektiv zu planen, umzusetzen und zu verankern, wodurch Widerstände reduziert, die Akzeptanz erhöht und der langfristige Erfolg von Projekten und Initiativen sichergestellt wird. ´

Wann sollte man einen Change Prozess einleiten?

Change Management Prozesse sollten eingeleitet werden, wenn ein Unternehmen eine große Veränderung plant oder auf eine externe Veränderung reagieren muss.

Wie kann man Veränderungen im Unternehmen am besten einleiten bzw. vorbereiten?

Führungskräfte sollten von Beginn an gemeinsam Ziele und eine Vision festlegen. Außerdem muss gemeinsam eine Strategie ausgearbeitet werden. Große Unternehmen und Organisationen haben für Change Management häufig eine eigene Abteilung die kontinuierlich Veränderungsprozesse überwacht und begleitet. Besteht eine solche Abteilung nicht, kann es sinnvoll sein eine spezialisierte Unternehmensberatung zu engagieren. Welche Herausforderungen und Risiken ergeben sich üblich im Veränderungsprozess? Das größte Risiko geht davon aus, dass Mitarbeitende die Veränderung durch Change Management nicht mittragen und es somit scheitert. Es ist entscheidend, Widerstände zu erkennen und aktiv dagegen anzugehen. Wie können Mitarbeiter im Veränderungsprozess mitwirken? Werkzeuge, die helfen Mitarbeitende einzubeziehen sind zum Beispiel Feedback-Mechanismen, in Form von Fokusgruppen oder Befragungen. Einzelne Mitarbeitende können als Change-Advocats eingesetzt werden. Auch Workshops und Schulungen können Mitarbeitende auf dem Veränderungsprozess mitnehmen.

Wie unterscheiden sich Change Management und Transformation?

Beim Change Management geht es um das Erreichen gezielter, strukturierter Veränderungen mit klar definiertem Ende und Ziel. Transformation beschreibt eine umfassende Wandlung von Unternehmen oder Organisationen, die sie auf die Zukunft vorbereiten soll. Das Konzept ähnelt dabei eher lebenslangem Lernen und hat in der Regel ein offenes Ende ohne feste Zielsetzung.